WaldnerKI CONSULTING
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Weniger Backoffice. Mehr Zeit fürs Unternehmen.

KI, die Arbeit abnimmt – statt neue Arbeit zu schaffen.

Wir analysieren Ihre Abläufe, bauen praxistaugliche KI-Lösungen und integrieren sie in Ihre vorhandenen Systeme – für weniger Unterbrechungen im Tagesgeschäft, weniger Fehler und messbar mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Dauert ca. 3 Minuten
Für inhabergeführte KMU·Region Stuttgart·Von Analyse bis Betrieb
Prozess statt Tool

Sie bekommen keinen weiteren Software-Login, sondern einen Ablauf, der läuft.

Integration statt Insellösung

Ihre vorhandenen Systeme bleiben führend – E-Mail, ERP, DATEV & Co.

Menschen behalten die Kontrolle

Kein Versand, keine Buchung, keine Zusage ohne Freigabe – nachvollziehbar protokolliert.

Wirkung wird gemessen

Vorher-/Nachher-Messung je Prozess – statt Bauchgefühl.

Problem-Wiedererkennung

Wo verliert Ihr Unternehmen heute Zeit?

Wählen Sie einen Zeitfresser – wir zeigen den realistischen Lösungsweg. Ohne pauschale Einsparversprechen.

Ausgangslage

Das Postfach ist der heimliche Arbeitsvorrat: Anfragen, Rechnungen, Reklamationen und Rückfragen landen ungeordnet an einer Stelle – und jemand muss alles lesen, zuordnen und beantworten.

Menschliche Kontrolle

Kein Versand ohne Freigabe. Unklare Fälle gehen als „zur Prüfung" an Menschen – nicht still ins Leere.

Gemessen wird

Minuten je E-Mail · Reaktionszeit · Korrekturquote

So läuft es mit Waldner Flow
1Eingang: Sammel-Postfach (z. B. info@) bleibt wie es ist
2Erkennung: Anliegen, Dringlichkeit und Kunde werden erkannt
3Systemabgleich: Kunden- und Auftragsdaten aus CRM/ERP
4Aktion: Antwortentwurf und Weiterleitung an die richtige Person
5Freigabe: Ein Mensch prüft den Entwurf und sendet
6Messung: Fälle/Woche, Minuten je Fall, Korrekturquote
Der Waldner Flow

Vom Zeitfresser zum laufenden Prozess.

Jede Lösung folgt demselben Muster – sechs Stationen, eine davon gehört immer einem Menschen.

01
01 · Eingang

Alles beginnt dort, wo Arbeit heute ankommt.

E-Mail-Postfach, Scanner, Telefonnotiz, Upload-Ordner: Der Prozess holt die Arbeit dort ab, wo sie ohnehin eintrifft – niemand muss etwas Neues bedienen.

Posteingang und Dokumente
02
02 · Erkennung

Die KI liest, ordnet zu und strukturiert.

Anliegen, Beträge, Kunden, Dringlichkeit: Aus unstrukturiertem Eingang werden geprüfte, strukturierte Daten – mit Kennzeichnung, wenn etwas unklar ist.

Daten und Struktur
03
03 · Systemabgleich

Abgleich mit dem, was Sie schon haben.

Stammdaten, Aufträge, Konditionen aus ERP, CRM oder DATEV bleiben die Referenz. Ihr führendes System bleibt führend.

Systeme und Software
04
04 · Aktion

Die Arbeit wird vorbereitet – nicht ausgeführt.

Antwortentwurf, Buchungsvorschlag, Statusmeldung oder Angebotsentwurf entstehen automatisch – im gewohnten Format, im richtigen System.

Vorbereitete Arbeit
05
05 · Menschliche Freigabe

Kein kritischer Schritt ohne Menschen.

Versand, Buchung, Zusage: Ihr Team prüft und gibt frei. Jede Entscheidung wird protokolliert, jede Korrektur macht den Prozess besser.

Mensch prüft und entscheidet
06
06 · Messung

Wirkung ist eine Zahl, kein Gefühl.

Fälle pro Woche, Minuten je Fall, Korrekturquote, Durchlaufzeit – gemessen vor und nach der Umsetzung. So sehen Sie, was der Prozess wirklich bringt.

Dashboard mit Kennzahlen
Leistungen

Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb.

Weiterscrollen – die Phasen laufen durch
Rechnungen und Belege werden am Schreibtisch bearbeitet
Fundament
Prozessanalyse & Business Case

Wir vermessen Ihre Abläufe dort, wo sie stattfinden – und rechnen ehrlich, ob sich KI lohnt. Ergebnis: ein priorisierter Plan mit Aufwand, Nutzenhypothese und Risiken je Prozess.

ProzesslandkarteZeitfresser-Ranking
Planungs-Tablet mit Terminübersicht in der Werkstatt
Kernstück
KI-Agenten & Automatisierung

Wiederkehrende Vorgänge – E-Mail, Beleg, Angebot, Status – laufen als überwachte Prozesse: Die KI arbeitet vor, Ihr Team gibt frei, jede Aktion ist nachvollziehbar.

Eingang → Freigabe → Messung
Mitarbeiter mit Kundendaten auf dem Bildschirm
Wissen
Unternehmenswissen & Assistenten

Antworten aus Ihren freigegebenen Quellen – mit Beleg statt Behauptung. Wissen aus Ordnern, Postfächern und Köpfen wird auffindbar.

Prozessdiagramm mit Haftnotizen an einer Glaswand
Integration
Systemintegration

E-Mail, ERP, CRM, DATEV, Branchensoftware: Wir verbinden, was Sie schon haben – über dokumentierte Schnittstellen, abgestimmt mit Ihrer IT.

Weboberfläche mit hervorgehobener Auswahl auf einem Bildschirm
Menschen
Team & Governance

Rollen, Freigaberegeln, Schulung: Leitplanken statt Wildwuchs – damit Ihr Team die Prozesse trägt statt erträgt.

Abstraktes Symbolbild eines vernetzten Systems
Betrieb
Managed AI

Wir betreiben, überwachen und verbessern die Lösungen im Alltag – mit monatlichem Wirkungsbericht statt „läuft schon irgendwie".

Anwendungsfälle

Konkrete Arbeit, konkret entlastet.

Jeder Fall beantwortet dieselben fünf Fragen: Problem, Eingaben, KI-Aufgabe, menschliche Kontrolle, Messgröße.

Rechnungen und Belege am Schreibtisch
Vertrieb & Kundenservice
Posteingang vorsortieren & Antwortentwürfe
AusgangsproblemDas Sammelpostfach frisst jeden Morgen die erste Stunde.
EingabenE-Mails inkl. Anhänge, Kunden- & Auftragsdaten
KI-AufgabeAnliegen erkennen, zuordnen, Antwortentwurf im Firmenton erstellen
Menschliche KontrolleVersand nur nach Freigabe; Unklares wird zur Prüfung markiert
MessgrößeMinuten je E-Mail · Reaktionszeit
Planungs-Tablet in Werkstatt und Büro
Finance & Controlling
Rechnungsdaten erfassen & vorkontieren
AusgangsproblemEingangsrechnungen werden von Hand abgetippt.
EingabenPDF-Rechnungen, Bestellungen, Kreditorenstamm
KI-AufgabePositionen auslesen, mit Bestellung abgleichen, Kontierung vorschlagen
Menschliche KontrolleBuchung erst nach Prüfung; Abweichungen werden markiert
MessgrößeMinuten je Beleg · Fehlerquote
Kundendaten auf einem CRM-Bildschirm
Vertrieb & Kundenservice
Angebotsentwurf aus Anfrage
AusgangsproblemAnfragen warten tagelang auf ein Angebot.
EingabenAnfrage-E-Mail, Artikel- & Preisdaten, Kundenkonditionen
KI-AufgabeBedarf strukturieren, Positionen vorschlagen, Angebotstext entwerfen
Menschliche KontrollePreise & Konditionen gibt der Vertrieb frei
MessgrößeZeit bis Angebot · Angebote/Woche
Rechnungen und Belege am Schreibtisch
HR
Bewerbungseingang strukturieren
AusgangsproblemBewerbungen kommen über fünf Kanäle und versanden.
EingabenE-Mails, Portale, Lebenslauf-PDFs
KI-AufgabeUnterlagen erfassen, Profil zusammenfassen, Rückmeldung entwerfen
Menschliche KontrolleJede Absage/Einladung wird von HR freigegeben
MessgrößeZeit bis Rückmeldung · offene Bewerbungen
Planungs-Tablet in Werkstatt und Büro
Geschäftsführung & Backoffice
Interne Wissenssuche mit Quellenangabe
AusgangsproblemAntworten stecken in Ordnern und Köpfen.
EingabenFreigegebene Laufwerke, Wikis, Postfächer
KI-AufgabeFragen in Alltagssprache beantworten – mit Beleg
Menschliche KontrolleNur freigegebene Quellen; Quellen bleiben sichtbar
MessgrößeSuchzeit · Nutzung/Woche
Kundendaten auf einem CRM-Bildschirm
Betrieb & Service
Auftragsstatus automatisch kommunizieren
AusgangsproblemStatusanrufe unterbrechen Werkstatt und Disposition.
EingabenAuftrags-/Planungssystem, Statusanfragen
KI-AufgabeStand ermitteln, Statusmeldung als Entwurf erstellen
Menschliche KontrolleAbweichungen (Verzug, Mehrkosten) entscheidet der Mensch
MessgrößeRückfragen/Woche · Reaktionszeit
Rechnungen und Belege am Schreibtisch
Geschäftsführung & Backoffice
Monatsreport vorbereiten
AusgangsproblemKennzahlen werden aus fünf Quellen zusammenkopiert.
EingabenERP-, Buchhaltungs- & Zeiterfassungs-Exporte
KI-AufgabeZahlen zusammenführen, prüfen, Report-Entwurf mit Auffälligkeiten
Menschliche KontrolleKaufmännische Leitung prüft & kommentiert vor Verteilung
MessgrößeStunden je Report · Aktualität
Planungs-Tablet in Werkstatt und Büro
Betrieb & Service
Termin- & Einsatzplanung unterstützen
AusgangsproblemTerminketten werden telefonisch koordiniert.
EingabenKalender, Auftragsdaten, Verfügbarkeiten
KI-AufgabeTerminvorschläge erstellen, Bestätigungen vorbereiten
Menschliche KontrolleEndgültige Zusage durch Disposition
MessgrößeKoordinationszeit · Terminverschiebungen
Kundendaten auf einem CRM-Bildschirm
Finance & Controlling
Zahlungserinnerungen vorbereiten
AusgangsproblemOffene Posten werden zu spät und unregelmäßig angemahnt.
EingabenOffene-Posten-Liste, Zahlungshistorie, Vorlagen
KI-AufgabeFällige Fälle erkennen, Erinnerung im passenden Ton entwerfen
Menschliche KontrolleVersand & Eskalationsstufe entscheidet die Buchhaltung
MessgrößeTage bis Erinnerung · offene Posten
Rechnungen und Belege am Schreibtisch
HR
Onboarding-Unterlagen zusammenstellen
AusgangsproblemJeder Neueintritt löst dieselbe manuelle Zettelwirtschaft aus.
EingabenStammdaten, Vertragsvorlagen, Checklisten
KI-AufgabeUnterlagenpaket & Aufgabenliste je Eintritt vorbereiten
Menschliche KontrolleHR prüft Vollständigkeit & versendet
MessgrößeZeit je Eintritt · fehlende Unterlagen
Unternehmer für Unternehmer

Wir kennen operative Engpässe nicht aus Präsentationen.

Die Waldner-Unternehmensgruppe betreibt selbst operative Unternehmen – mit echten Postfächern, echten Belegen und echtem Termindruck. In dieser Prozesswelt entwickeln und erproben wir unsere Lösungen zuerst. Unternehmer, keine Folienberater.

Werkstatt & Schadenabwicklung
Werkstatt & Schadenabwicklung
Auftragsannahme, Schriftverkehr mit Versicherern, Statuskommunikation
Fuhrparkmanagement
Fuhrparkmanagement
Belegflut je Fahrzeug, HU-Termine, Kosten- und Vertragsübersicht
Fahrzeughandel
Fahrzeughandel
Anfragen, Inserate, Ankaufsunterlagen, Dokumentenprüfung
Personaldienstleistung
Personaldienstleistung
Bewerbungseingang, Einsatzplanung, Kunden- und Mitarbeiterkommunikation

Diese Betriebe zeigen, woher unsere Prozesskenntnis kommt. Als KI-Referenzen führen wir sie erst auf, wenn belastbare Vorher-/Nachher-Daten vorliegen – siehe laufende Piloten.

Gründer & Team

Unternehmer, keine Folienberater.

[FOTO: Porträt]
Dominik Waldner
Gründer & Geschäftsführung

Führt die Waldner-Unternehmensgruppe – und kennt Backoffice-Last aus den eigenen Betrieben, nicht aus Studien.

Technische Leitung

Architektur, Integration und Betrieb der KI-Prozesse.

[PLATZHALTER: Benennung folgt]
Datenschutz & Recht

Datenschutzrechtliche Begleitung je Projekt, AVV und Löschkonzepte.

[PLATZHALTER: externe Partnerkanzlei]
Projektleitung

Einführung, Schulung und Kommunikation mit Ihrem Team.

[PLATZHALTER: Benennung folgt]

[PLATZHALTER: reales Team-Foto von Dominik Waldner folgt – bewusst kein KI-Porträt.]

Laufende Piloten

So messen wir. Ergebnisse folgen.

Statt erfundener Fallstudien: der ehrliche Stand unserer internen Piloten – mit dem Messrahmen, an dem wir uns messen lassen. [Wird nach ersten Ergebnissen durch echte Fallstudien ersetzt.]

Werkstatt- & Schadenprozess
Verarbeitung

Schriftverkehr und Statuskommunikation je Schadenfall – vom Eingang bis zur freigegebenen Antwort.

Prozessaufnahme
Q2/26
Pilotbetrieb mit Freigaben
Auswertung & Bericht
Fuhrpark-Belegfluss
Verarbeitung

Rechnungen und Belege je Fahrzeug erkennen, zuordnen und zur Buchung vorbereiten.

Prozessaufnahme
Q2/26
Pilotbetrieb mit Freigaben
Auswertung & Bericht
Personaldienstleistung
Ausstehend

Bewerbungs- und Einsatzkommunikation strukturieren – Eingang, Rückfragen, Terminvorschläge.

Prozessaufnahme
Q3/26
Pilotbetrieb mit Freigaben
Auswertung & Bericht
Messrahmen je Pilot
Fälle pro Woche
Minuten je Fall, vorher/nachher
Durchlaufzeit
Korrekturquote der Freigaben
Vorgehen

Vier Schritte, drei Entscheidungstore.

Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht. Keine Projektlawine, keine pauschalen Laufzeiten.

1
Verstehen

Wir schauen uns Ihre Abläufe vor Ort an – dort, wo die Zeit tatsächlich verloren geht.

Ergebnis: Prozesslandkarte + Zeitfresser-Ranking
Ihr Aufwand: ca. 2–4 Stunden Gespräche
Tor 1: Weiter nur bei belastbarem Potenzial.
2
Priorisieren

Je Prozess rechnen wir Aufwand gegen Nutzenhypothese – und sagen auch, wo KI sich nicht lohnt.

Ergebnis: Business Case je Prozess
Verantwortung: Entscheidung liegt bei Ihnen
Tor 2: Sie wählen den Piloten.
3
Pilotieren

Ein Prozess geht in den Testbetrieb – mit Vorher-Messung, Freigaben durch Ihr Team und klaren Abbruchkriterien.

Ergebnis: laufender Prozess + Messwerte
Verantwortung: wir bauen, Ihr Team gibt frei
Tor 3: Weiter nur bei gemessener Wirkung.
4
Integrieren & Betreiben

Der Prozess wird fester Bestandteil Ihres Alltags – inklusive Monitoring, Schulung und Weiterentwicklung.

Ergebnis: Betrieb mit monatlichem Wirkungsbericht
Verantwortung: wir betreiben, Sie behalten die Prozesshoheit
Technik & Sicherheit

Zwei Prüfebenen, eine Antwort.

Nutzen vor Technik

Jedes Projekt startet mit der Frage, welcher Prozess wie viel Zeit kostet – nicht mit der Frage, welches Modell gerade neu ist. Entschieden wird am Business Case.

Klare Verantwortung

Für jeden Prozess ist benannt, wer freigibt, wer korrigiert und wer bei uns erreichbar ist. Verantwortung wird nicht an „die KI" delegiert.

Kostenkontrolle

Entscheidungstore nach jedem Schritt, transparente Betriebskosten, kündbare Betriebsvereinbarung. Kein Projekt, das sich selbst verlängert.

Stabilität im Alltag

Prozesse laufen überwacht: Fehler werden erkannt, gemeldet und behoben, bevor sie Ihr Tagesgeschäft stören. Fällt die KI aus, fällt Ihr Prozess auf den heutigen Weg zurück – nicht ins Leere.

Datenflüsse dokumentiert
Je Prozess liegt offen, welche Daten woher kommen, wohin sie fließen und welche Systeme beteiligt sind – als Grundlage für Ihre Datenschutz-Dokumentation.
Rollen & Zugriffe
Zugriff nach Need-to-know: Rollenmodell je Prozess, getrennte Umgebungen für Test und Betrieb, kein Sammelzugang.
Hosting nach Schutzbedarf
EU-Hosting als Standard; je nach Schutzbedarf auch dedizierte oder lokale Verarbeitung. Auftragsverarbeitung wird vertraglich geregelt (AVV).
Schnittstellen statt Schatten-IT
Anbindung über dokumentierte Schnittstellen (APIs) an E-Mail, ERP, CRM, DATEV und Branchensoftware – abgestimmt mit Ihrer IT, ohne Passwort-Bastellösungen.
Protokollierung & Löschkonzept
Jede automatisierte Aktion und jede Freigabe wird protokolliert. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden je Datenart definiert und technisch umgesetzt.
Menschliche Aufsicht & AI Act
Kritische Aktionen erfordern menschliche Freigabe. Je Anwendungsfall prüfen wir die Einstufung nach AI Act und dokumentieren die Maßnahmen – ohne Pauschalversprechen.
KI-Potenzialcheck

Wo lohnt sich KI bei Ihnen zuerst?

Vier kurze Schritte zu einer ehrlichen Ersteinschätzung – keine erfundene Euro-Einsparung, keine Werbekette.

Schritt 1 von 4ca. 3 Minuten
Wo geht bei Ihnen am meisten Zeit verloren?
Mehrfachauswahl möglich
Häufige Fragen

Die Fragen, die im ersten Gespräch kommen.

Die Prozessanalyse ist ein klar umrissenes Startpaket mit Festpreis [PLATZHALTER: Preisrahmen]. Umsetzung und Betrieb hängen vom Prozess ab – Sie erhalten vor jedem Schritt ein konkretes Angebot und entscheiden am Entscheidungstor, ob es weitergeht. Laufende Kosten sind transparent und kündbar.

Menschen in Ihrem Unternehmen. Kritische Aktionen – Versand, Buchung, Zusage – erfordern eine Freigabe. Jede automatisierte Aktion wird protokolliert, unklare Fälle eskalieren an definierte Personen, und Korrekturen fließen in die Verbesserung des Prozesses ein.

Eine pauschale Dauer wäre unseriös – sie hängt von Prozess, Systemen und Datenlage ab. Als Richtschnur: Die Analyse liefert nach wenigen Wochen eine Entscheidungsvorlage; ein Pilot startet typischerweise mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Prozess. Nach jedem Schritt sehen Sie Zwischenergebnisse und entscheiden selbst über das Tempo.

Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Verarbeitung nur zweckgebunden für den vereinbarten Prozess, vertraglich geregelt (AVV), EU-Hosting als Standard, dokumentierte Datenflüsse und ein Löschkonzept je Datenart. Ihre Daten werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Details klären wir direkt mit Ihrer IT und Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Nein – das ist der Kern unseres Ansatzes. Wir integrieren in das, was Sie haben: E-Mail, ERP, CRM, DATEV, Branchensoftware. Ihr führendes System bleibt führend; die KI-Prozesse docken über Schnittstellen an, statt eine weitere Insel zu schaffen.

Dann sagen wir das. Manchmal löst eine Prozessänderung, eine klarere Zuständigkeit oder eine vorhandene Softwarefunktion das Problem günstiger. Die Analyse endet in dem Fall mit einer Empfehlung ohne KI-Projekt – das gehört zu einer ehrlichen Entscheidungsvorlage dazu.

[PLATZHALTER: weitere FAQ – Mitarbeitende, AI Act, Fehlerbehandlung, Wartung, Hosting-Details]

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