KFZ-Handel & Werkstatt
Eine aktuelle Controllingsicht vor dem Monatsabschluss
Belege vorkontieren und früher ins Controlling schauen: ein eigenes KFZ-Projekt mit prüfbaren Vorschlägen. Die Steuerberater-Buchhaltung bleibt führend.
Was belegt ist – und was nicht
- Ein Cockpit – für Belege und Kontierungsvorschläge
- 2× bestätigt – dann läuft dieselbe Zuordnung automatisch
- Reverse-Charge – geht immer zur Prüfung, nie automatisch
Grenzen dieser Aussagen
- Kein Ersatz für den steuerlichen Monatsabschluss.
- Jede automatische Kontierung bleibt nachvollziehbar und jederzeit korrigierbar.
- Das System entscheidet dort nie allein.
Was im Prozess tatsächlich passiert
Prozessdarstellung aus einem eigenen Gruppenprojekt. Die Beispiele enthalten keine Originalbelege oder personenbezogenen Daten.
- 1 / Eingang
Rechnung im Belegpostfach
- 2 / Vorschlag
Betrag, Lieferant und Kontierung
- 3 / Menschliche Kontrolle
Offene Zuordnungen im Cockpit prüfen
- 4 / Ergebnis
Controllingsicht auf erfasste Belege
So wird ein neuer Pilot geprüft
Abweichungen zur Referenzbuchhaltung, Korrekturen je Beleg und Zeit bis zur verfügbaren Auswertung.
Grenzen der Übertragbarkeit
Die Auswertung hängt von vollständigen Eingängen und bestätigten Zuordnungen ab. Sie ersetzt keinen steuerlichen Abschluss.
Eigenreferenz · erstmals veröffentlicht am 20. Juli 2026 · redaktionell eingeordnet am 22. September 2026. Keine repräsentative Vergleichsstudie.
Ausgangslage
Die betriebswirtschaftliche Auswertung kam — wie in den meisten Betrieben — Wochen nach Monatsende vom Steuerberater. Für Entscheidungen über Einkauf, Personal und Liquidität war sie damit immer ein Blick in die Vergangenheit. Belege lagen verstreut in Mail-Postfächern und Ordnern, und ob ein Monat gut oder schlecht lief, war erst sichtbar, wenn er längst vorbei war.
Die Lösung
Ein Controlling-Cockpit, das die Buchhaltung nicht ersetzt, sondern ihr vorausläuft: Alle Eingangsrechnungen gehen an ein zentrales Beleg-Postfach. Eine KI liest jede Rechnung — Betrag, Steuersatz, Lieferant — und schlägt die Kontierung nach dem Kontenrahmen des Steuerberaters vor.
Der Vorschlag lernt mit: Bestätigt der Betrieb dieselbe Zuordnung zweimal, läuft sie künftig automatisch. Sonderfälle wie Reverse-Charge-Rechnungen werden grundsätzlich zur Prüfung vorgelegt — das System entscheidet dort nie allein.
So läuft es heute
Eine Rechnung kommt per Mail an, Sekunden später steht sie erkannt und vorkontiert im Cockpit. Der Geschäftsführer bestätigt offene Vorschläge im Browser, und die Zahl steht in der tagesaktuellen BWA. Bankumsätze laufen getrennt davon als Liquiditätssicht ein — Ergebnis und Kontostand werden nicht vermischt.
Ergebnis und Kontrolle
Zum Start wurden die Bestandsdaten automatisch nachgebucht und gegen die offizielle Buchhaltung des Steuerberaters abgeglichen:
- Bestandsdaten werden übernommen und mit der Steuerberater-Buchhaltung abgeglichen; Abweichungen gehören in die Prüfung.
- Eine aktuelle Controllingsicht auf die bereits erfassten Belege; kein Ersatz für den steuerlichen Monatsabschluss.
- Jede automatische Kontierung bleibt nachvollziehbar und jederzeit korrigierbar — die Hoheit liegt beim Menschen und beim Steuerberater.
Was das für Ihren Betrieb bedeutet
Das Muster ist übertragbar auf jedes Unternehmen, das mit einem Steuerberater arbeitet und Belege per Mail erhält: Der Steuerberater bleibt führend; verfügbare Belege werden früher für das Controlling nutzbar. Ob sich das für Ihre Zahlenlage lohnt, klärt der Potenzialcheck in wenigen Minuten.
Mit welchem Vorgang beginnen wir bei Ihnen?
Drei Minuten für den Potenzialcheck – oder sprechen Sie direkt mit Dominik Waldner.