250 Fahrzeuge, ein System — und Fahrer melden Schäden per WhatsApp

Ausgangslage

Rund 250 Fahrzeuge, Fahrer im ganzen Land unterwegs: Schäden wurden telefonisch gemeldet und gingen in der Kette verloren, Fahrzeugübergaben liefen auf Papier, und Dokumente — HU-Berichte, Verträge, Werkstattrechnungen — lagen in Ordnern. Ob eine Frist näher rückte, hing davon ab, ob jemand daran dachte.

Die Lösung

Eine zentrale digitale Fahrzeugakte, erreichbar über die Kanäle, die ohnehin da sind: Fahrer melden Schäden mit Foto per WhatsApp — ohne App-Installation, ohne Schulung. Die Verwaltung arbeitet in einer iOS-App und im Browser.

Im Hintergrund verarbeitet eine KI-Pipeline jedes eingehende Dokument: klassifizieren, Daten auslesen, dem Fahrzeug zuordnen, Fristen erkennen. Übergaben werden digital dokumentiert und sind revisionssicher nachvollziehbar.

So läuft es heute

Ein Fahrer schickt das Foto eines Steinschlags per WhatsApp. Die KI ordnet es dem Fahrzeug zu und legt einen Vorgang an; die Verwaltung sieht ihn sofort in der App und steuert die Werkstatt an. Ein HU-Bericht wird hochgeladen und die nächste Frist steht automatisch im Kalender des Fahrzeugs.

Ergebnis in Zahlen

Die Zahlen aus dem laufenden Betrieb:

• Rund 250 Fahrzeuge in einer durchsuchbaren Akte statt in Ordnern und Excel-Listen.
• Ein Dokument ist in etwa 8 Sekunden verarbeitet — für rund 1 Cent KI-Kosten pro Dokument.
• Schadenmeldung direkt vom Handy des Fahrers statt Telefonkette und Zettel; Übergaben digital statt auf Papier.

Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Das Prinzip — vorhandene Kanäle wie WhatsApp nutzen statt neue Apps erzwingen, und Dokumente von KI statt von Menschen sortieren lassen — funktioniert überall dort, wo viele Objekte, Dokumente und Fristen zusammenkommen: Fuhrparks, Immobilien, Maschinen, Personal.