Was kostet KI-Beratung im Mittelstand?

„Was kostet das?“ ist die Frage, die in jedem Erstgespräch kommt — meist erst am Ende, obwohl sie an den Anfang gehört. Deshalb steht die Antwort hier offen: mit den Zahlen, die wir vorab nennen können, und mit dem, was sich seriös erst nach der Analyse beziffern lässt.

Die Zahlen, die wir öffentlich nennen

Das Erstgespräch ist kostenlos. Der erste bezahlte Schritt ist immer die Prozessanalyse — ein klar umrissenes Startpaket mit Festpreis, je nach Betriebsgröße und Prozessumfang zwischen 2.900 und 4.900 € netto. Was danach kommt, hängt vom Prozess ab und wird vor dem Start als Festpreis beziehungsweise als monatlicher Betrag vereinbart.

• Erstgespräch: kostenlos und unverbindlich.
• Prozessanalyse: Festpreis zwischen 2.900 und 4.900 € netto — die Spanne ergibt sich aus Betriebsgröße und Prozessumfang.
• Umsetzung: Festpreis je Prozess, vereinbart vor dem Start. Nach der Analyse wissen Sie auf den Euro genau, was der erste Schritt kostet.
• Laufender Betrieb: monatlicher Festbetrag, inklusive der laufenden KI-Kosten — die liegen in unseren Projekten typischerweise bei Cent-Beträgen pro Dokument.

Was den Preis bestimmt

Die Spanne der Analyse ist keine Verhandlungsmasse, sondern das Abbild des Aufwands. Vier Dinge bewegen sie:

• Zahl der Prozesse, die vermessen werden: Ein Postfach ist schneller durchdrungen als die ganze Kette vom Angebot bis zur Rechnung.
• Systemlandschaft: Je mehr Systeme beteiligt sind und je unklarer deren Schnittstellen, desto mehr Klärungsarbeit steckt schon in der Analyse.
• Datenlage: Wo Vorgänge sauber erfasst sind, ist der heutige Aufwand ablesbar. Wo Excel-Nebenbuchhaltungen und Zuruf-Prozesse dominieren, muss er erst erhoben werden.
• Zahl der beteiligten Personen und Standorte: Jede zusätzliche Rolle im Prozess bedeutet ein weiteres Gespräch.

Was in einem typischen Projekt passiert

Wir arbeiten in vier Schritten mit drei Entscheidungstoren dazwischen: verstehen, priorisieren, pilotieren, integrieren und betreiben. Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht — keine Projektlawine, keine pauschale Laufzeit.

Ihr Aufwand in der Analyse liegt bei etwa zwei bis vier Stunden Gespräche; den Rest der Arbeit machen wir dort, wo die Prozesse tatsächlich laufen. Ergebnis sind eine Prozesslandkarte mit Zeitfresser-Ranking und ein Business Case je Prozess. Tor 1 lautet: weiter nur bei belastbarem Potenzial.

Wann sich eine KI-Beratung nicht lohnt

Nicht jeder Betrieb braucht eine. In diesen Fällen raten wir ab — lieber vor der Rechnung als danach:

• Der Vorgang kommt selten vor. Was zehnmal im Jahr passiert, trägt weder Analyse noch Automatisierung; dann ist eine Checkliste die günstigere Lösung.
• Die Regeln wechseln ständig und niemand kann sie benennen. Was ein Mensch nicht in Sekunden entscheiden kann, entscheidet auch eine KI nicht zuverlässig.
• Der Prozess hat rechtliche Wirkung oder betrifft Preise und Kundenzusagen. Als Startprozess ungeeignet: Die Fehlerfolgen sind zu teuer.
• Eine Prozessänderung, eine klare Zuständigkeit oder eine vorhandene Softwarefunktion löst das Problem günstiger. Dann sagen wir das, und die Analyse endet mit einer Empfehlung ohne KI-Projekt.
• Im Team ist gerade niemand da, der in den ersten Wochen die Freigaben übernehmen kann. Ohne diese Rolle wird ein Pilot nicht belastbar.

Unser Fazit

Ein Preis auf einer Website ersetzt nicht das Rechnen an Ihrem Prozess. Was vorab feststeht: Der erste Euro fließt erst nach dem kostenlosen Erstgespräch, nach der Analyse kennen Sie die Kosten des nächsten Schritts — und Sie hören es auch, wenn sich das Ganze nicht lohnt.